Hướng dẫn chi tiết cách nhập phát sinh của phần mềm kế toán Smart

Cách nhập phát sinh của phần mềm kế toán Smart sẽ giúp cho một số kế toán viên, những bạn mới ra trường, hoặc mới tiếp cận với phần mềm kế toán hình dung được cách nhập liệu như thế nào là chuẩn.

Sau đây là nguyên tắc chung khi bạn tiến hành nhập liệu ở phần mềm kế toán.

1/ Phân loại chứng từ khi tiến hành nhập liệu ở phần mềm kế toán

Đối với hóa đơn đầu vào:

Các hóa đơn mua vào của các bạn hay nhập như: hóa đơn mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí chờ phân bổ, điện, nước, internet, bưu kiện, cước vận chuyển. Và còn rất nhiều loại khác.

Từ một số liệt kê ở trên các hạn sẽ hình dung ra được việc các bạn cần làm là gì?

PNK: áp dụng cho các hóa đơn đầu vào khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu. Cho dù các bạn đã thanh toán ngay hay công nợ thì các bạn sẽ mặc nhiên sử dụng chứng từ PNK nhé.

PC: là dùng để chi trả tiền ngay cho người bán như điện, nước, internet, tiếp khách, văn phòng phẩm… Tức là những hóa đơn đầu vào có giá trị thấp và xác định trả tiền ngay là PC nhé.

PKT: là áp dụng loại trừ của hai truòng hợp trên của PNK và PC. Ví dụ như mua TSCĐ có giá trị lớn hơn 30tr sẽ được thanh toán qua UNC nên chúng ta sẽ dùng PKT vì nó không phải hàng hóa hay NVL để nhập kho, hoặc chi tiền ngay để thanh toán.

CTNH: những nghiệp vụ nào mà có ở sao kê ngân hàng thì các bạn cứ sử dụng CTNH mà hạch toán nhé.

VAT_V: chứng từ dùng để xử lý nghiệp vụ hàng về trước hóa đơn về sau.

Đối với hóa đơn bán ra:

HDBR: Những hóa đơn nào mà các bạn xác định đây là bán hàng hóa, thành phẩm sẽ chọn HDBR nhé, vì chứng từ này sẽ có thêm ô VTHH CÓ để các bạn chọn hàng hóa, thành phẩm bán ra.

Khi dùng HDBR các bạn sẽ được tự động tạo PXK ghi nhận giá vốn Nợ 632/có 155*/Có 156* để ghi nhận giá vốn. Còn dòng thuế GTGT bán ra Có 33311 thì phần mềm luôn tự động tạo rồi nhé.

HD: còn chứng từ này áp dụng cho các bạn nào làm về dịch vụ công trình, vận tải… tức là chỉ ghi nhận doanh thu mà không có tự động tạo ra PXK giá vốn Nợ 632 nhé. Mà HD này nó đi theo giá thành công trình thì phải tiến hành xử lý giá thành công trình ở phân hệ khác nhé.

2/ Nguyên tắc nhập liệu, sửa và xóa ở from nhập phát sinh phần mềm kế toán Smart

 Quan trọng: Khi nhập liệu các bạn chọn được loại chứng từ phù hợp để nhập phát sinh như: PNK, PKT, PC, HDBR, HD, CTNH,… thì các bạn sẽ bấm phím ENTER để Smart chạy lệnh show giao diện nhập liệu nhé.

Khi nhập liệu các bạn không được dùng TAB hay CHUỘT để di chuyển qua các ô trên màn hình nhập phát sinh nhé. Nếu dùng TAB hay CHUỘT thì phần mềm sẽ không ghi nhận giá trị qua các ô vào bảng lưu của Smart nhen.

Khi nhập sai có thể sủa trực tiếp vào ô cần sửa, và muốn xóa thì di chuyển vào dòng cần xóa bấm phím DELETE để xóa.

3/ Các phím tắt cần nhớ:

F1: Tìm kiếm (Chổ nào có để chữ mã thì bấm F1 tìm kiếm được mã ở bảng danh mục khác: như Danh mục ĐTPN, Danh mục VTHH,….)

F4: Tính toán (Tức là bạn có thể tính toán cộng trừ nhân chia)

F6: Di chuyển nhanh đến một cột nào đó ở các bảng cần di chuyển

F7: Lọc (Dùng để lọc dữ liệu các cột, muốn lọc dữ liệu ở cột nào thì bấm F7 rồi chọn điều kiện cần lọc và gõ nội dung có trong cột đó mà lọc nhé)

F8: Quản trị bảng (Có nhiều chức năng ngâm cứu thêm nhé)

F9: Sửa mã ở các danh mục

F10: Mở chế độ sửa (giống vào nhà có chìa khóa mở của, mở của được rồi thì làm gì làm nhé)

F11: Tắt chế độ sửa ( ngược lại F10)

F12: là Lưu chứng từ ở nhập phát sinh và sửa (Edit) ở sổ chứng từ gốc